Uma lição de apresentação virtual do The Dallas Cowboys

O Dallas Cowboys, liderado por seu quarterback superstar Dak Prescott, garantiu uma vaga nos próximos playoffs, mas eles tiveram uma pequena ajuda de outra fonte - altamente improvável: dois acadêmicos do Center for Learning Experimentation da University of North Texas. De acordo com a história de Andrew Beaton no Wall Street Journal, os Cowboys contrataram Ruthanne Thompson e Adam Fein para ajudar a manter o alto nível de intensidade de suas reuniões de equipe cruciais quando se tornaram virtuais devido à pandemia. 

As muitas limitações e distrações inerentes às reuniões virtuais tornam muito difícil manter o público envolvido. Quer você seja um jogador de futebol profissional ou professor de escola, administrando uma startup furtiva ou planejando seu próximo coquetel virtual, aprenda as lições de Thompson e Fein que Beaton descreveu em seu artigo:

… Mantenha as coisas simples porque uma das maiores armadilhas de tentar ensinar no ambiente virtual é a sobrecarga de informações. Eles disseram aos treinadores para realizarem mais sessões curtas em vez de maratonas. Eles demonstraram como tornar cada reunião interativa, para evitar que os jogadores perdessem o foco enquanto ouviam um treinador falando sobre um conceito específico ou parte do filme. Eles até explicaram a importância de onde todos estavam fazendo seus estudos virtuais, mesmo que estivessem todos em lugares separados.

Para colocar o conselho de Thompson e Fein em prática nos negócios, eis como implementei os quatro pontos-chave sublinhados no parágrafo acima em meus próprios programas virtuais: 

1. Simplicidade. Como as reuniões virtuais convertem o ambiente tridimensional e estereofônico de compromissos pessoais em imagens bidimensionais de selos postais e som monoaural, o canal de comunicação entre o apresentador e o público é consideravelmente reduzido. Para compensar, reduzi a profundidade do meu conteúdo a temas-chave e, a seguir, desenvolvo esses temas com o Método Socrático de questionamento e discussões abertas.

2. Brevidade. As muitas distrações de WFH geralmente produzem períodos curtos de atenção. Onde minhas sessões de coaching presenciais duravam oito horas por dia, agora limite as sessões virtuais a quatro (e em raras ocasiões, cinco) horas. 

3. Interatividade. As restrições de áudio em reuniões virtuais, que levam a muitas dificuldades para ativar ou desativar o som, geralmente tornam o público relutante em falar. Para aumentar a participação, adicionei várias pesquisas, exercícios, compartilhamento de aplicativos, quadro branco virtual e atividades de sala de descanso.

4. Local. O equipamento básico de reunião virtual - computadores, câmeras e microfones - tende a forçar os apresentadores a uma posição fixa, limitando seus movimentos de forma não natural. Recomendo o uso de uma mesa vertical que permita aos apresentadores se levantarem e se movimentarem.

O Laboratório de interação humana da Universidade de Stanford concorda. Em seu excelente artigo sobre fadiga do zoom, eles recomendam que:

… As pessoas pensam mais sobre a sala em que estão fazendo videoconferência, onde a câmera está posicionada e se coisas como um teclado externo podem ajudar a criar distância ou flexibilidade. Por exemplo, uma câmera externa mais distante da tela permitirá que você acompanhe e rabisque em reuniões virtuais, assim como fazemos em reuniões reais.

Como bônus, deixe-me acrescentar um quinto conselho sobre o fator mais importante em toda a comunicação humana, o envolvimento visual. Na verdade, você encontrará três técnicas simples para envolver seu público no meu blog anterior da Forbes.

Simplicidade, brevidade, interatividade, movimento e envolvimento visual podem não levar você ou mesmo Dak Prescott ao Super Bowl, mas podem otimizar suas reuniões virtuais.