Menos reuniões podem reverter o abandono silencioso? Pesquisa diz 'sim'

A demanda por “reuniões zero” se tornou uma moeda de troca para os funcionários que consideram uma mudança de emprego, de acordo com um novo estudo da empresa de software Otter.ai e da Universidade da Carolina do Norte em Charlotte. Os participantes relataram ter muitas reuniões em seus calendários, o que os faz se sentir “irritados” e “frustrados”.

Em outras notícias… a água é lei.

As reuniões internas têm sido uma área espinhosa por mais de uma década, mas a influência exercida pelos funcionários em meio à demissão em massa deve motivar os líderes a reexaminar esse aspecto de sua organização. Como especialista no local de trabalho com vários livros e um TED talk em simplificação, “zero reuniões” tem sido meu grito de guerra há anos.

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Através do processo de pesquisa Por que o simples ganha, descobri que a complexidade do local de trabalho se origina de duas fontes: a própria organização e funcionários individuais. A complexidade organizacional está relacionada às regulamentações do setor, bem como ao número de pessoas, etapas, decisões e pontos de dados necessários para fazer algo significativo em sua empresa. Por exemplo, o número de aprovações em seu processo de contratação ou os requisitos de conformidade para gerenciar dados de consumidores no Reino Unido ou na Coreia do Sul.

A complexidade individual, por outro lado, refere-se à burocracia criada por uma pessoa ou uma única organização. Uma instância do mundo real é aquele VP que realiza uma reunião semanal de cinco horas ou a unidade de negócios com um talento especial para PowerPoints contendo mais de 200 slides.

Em sua própria empresa, as reuniões são influenciadas pela cultura organizacional, bem como pelos indivíduos que as lideram e participam delas. Para eliminar a complexidade das reuniões que você lidera ou participa, responda às seis afirmações a seguir com “Consistentemente”, “Às vezes”, “Raramente” ou “Nunca”.

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1. Eu gasto 20% ou menos do meu tempo toda semana em reuniões/chamadas improdutivas.

2. Opero/encorajo minha equipe a operar com a simplificação em mente.

3. As reuniões que lidero começam e terminam no horário.

4. As reuniões em minha organização têm um propósito e uma agenda claros.

5. Apenas pessoas essenciais são convidadas para as reuniões que participo.

6. Sinto-me à vontade para recusar convites para reuniões ou delegar presença a outra pessoa.

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Calcule seu total usando o seguinte scorecard para cada resposta:

· Consistentemente = 0

· Às vezes = 1 ponto

· Raramente = 2 pontos

· Nunca = 3 pontos

Se você registrou 1 a 4 pontos, procure oportunidades para simplificar as reuniões em sua organização. Neste momento, este aspecto do seu dia-a-dia é funcional, mas pelo menos uma resposta “Nunca” ou “Raramente” está criando complexidade. Examine essa área e corrija o curso agora para evitar contaminação em outros aspectos do negócio.

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Se o seu total for 5 a 9 pontos, as reuniões em sua organização estão exibindo sintomas de complexidade e, se não forem verificadas, provavelmente se espalharão para outros aspectos das operações. Considere realizar uma auditoria de reunião imediatamente para determinar quais reuniões são valiosas – e quais devem ser jogadas em um lago de fogo.

Se você marcou 10 a 14 pontos, as reuniões são uma grande fonte de complexidade. É provável que o problema vá além da sua organização e se estenda a toda a empresa. Com a complexidade afetando tudo, desde reuniões de status e sessões de brainstorming até planejamento e tomada de decisões, sua empresa provavelmente está presa na primeira marcha em várias frentes.

Finalmente, se você calculou uma soma de 15 ou mais, as reuniões atingiram níveis perigosos de complexidade. Embora os recursos da empresa estejam sendo desperdiçados em um ritmo alarmante, os funcionários aceitaram o status quo. As pessoas estão resignadas a uma mentalidade de desistência silenciosa ou estão tentando ativamente sabotar os agentes de mudança. De qualquer forma, o estado de suas reuniões requer atenção imediata.

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Agora, compartilhe as seis declarações e diagnósticos com suas equipes e peça que gerem as prováveis ​​razões pelas quais a complexidade invadiu as reuniões – e ofereça ideias para simplificar. Agende uma sessão para discutir os motivos e as soluções, que devem ser registradas em um quadro branco.

Depois de debater a viabilidade das soluções, vote em quais três implementar imediatamente – e faça-o. Exemplos de soluções podem incluir “limitar reuniões a oito ou menos participantes” ou “todo convite para reunião deve incluir uma agenda” e “comprometer-se com sextas-feiras sem reuniões”. Para evitar um retorno aos negócios como de costume, considere criar um mantra de reunião com essas expectativas e compartilhá-lo com toda a empresa.

Se você precisar validar essa nova abordagem para o negócio maior, inclua um lembrete de que as reuniões são caras. Reduzir ou eliminar reuniões desnecessárias não apenas melhorará o moral dos funcionários e aumentará a retenção, mas também ajuda as organizações a cortar custos drasticamente. Para empresas com 100 funcionários, a economia é de cerca de US$ 2.5 milhões por ano e para empresas de 5000, o valor aumenta para mais de US$ 100 milhões.

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Examinar como as reuniões são conduzidas em sua organização – e eliminar aquelas que perderam sua utilidade – pode ajudar a reter funcionários e direcionar os negócios para uma maior produtividade. Incentive sua equipe a recusar qualquer reunião sem um objetivo claro, tomador de decisão ou agenda e recompense os funcionários que demonstram consistentemente coragem nessa área. Continue questionando novas reuniões e simplificando as reuniões atuais e você testemunhará uma mudança da desistência silenciosa para uma maneira mais inteligente e simples de trabalhar.