Para uma comunicação eficaz, o tom (surpresa!) é mais importante: 5 estratégias para eficácia

Você sabe que a comunicação é fundamental para sua credibilidade e eficácia, mas, como tantas coisas nos últimos anos, sua importância foi elevada e sua natureza mudou. Com o trabalho híbrido e remoto, a distância cria a necessidade de se comunicar de novas formas e com maior ênfase na escrita e nas abordagens assíncronas.

Curiosamente, a comunicação contribui para a saúde mental, inclusão, confiança, retenção e cultura. E um elemento da comunicação se destaca: o tom. Como sua mensagem é enquadrada e como ela é percebida pelos destinatários pode fazer toda a diferença no seu sucesso e no sucesso deles.

A comunicação reduz a distância

Novas oportunidades para trabalhar fora do escritório, de locais remotos e à distância evidenciaram os impactos da comunicação. De acordo com novos dados de Grammarly e a votação de Harris, 82% dos trabalhadores do conhecimento dizem que trabalhar remotamente aumenta a necessidade de se comunicar melhor.

Além disso, as pessoas estão lutando para se manter conectadas com os colegas e 45% dos funcionários dizem que suas conexões pessoais foram prejudicadas devido ao trabalho híbrido. Essa experiência varia de acordo com a geração, com 59% da Geração Z, 48% da Geração Y, 45% da Geração X e 28% dos Baby Boomers dizendo o mesmo.

Totalmente 62% dos trabalhadores dizem que melhores habilidades de comunicação são necessárias para nutrir a diversidade e a inclusão. Isso é especialmente verdadeiro para 75% dos trabalhadores que se identificam como neurodivergentes – que relatam que a comunicação ineficaz é uma barreira à inclusão, enquanto apenas 64% dos entrevistados neurotípicos concordam. E 77% daqueles para quem o inglês é a segunda língua (ESL) relatam que a comunicação ineficaz é uma barreira em comparação com 68% daqueles para quem o inglês é o idioma principal.

Mas uma boa comunicação também cria uma experiência de trabalho positiva com 52% dos trabalhadores dizendo que a comunicação assíncrona torna seu trabalho mais flexível, 42% relatando que são mais produtivos e 34% dizendo que sentem um maior senso de inclusão. Além disso, a comunicação eficaz é vista como a razão para maior satisfação com o trabalho para 56% dos entrevistados e melhor relacionamento com os colegas para 54%.

Tom e confiança

Existem muitos fatores na comunicação eficaz – desde conteúdo e tom até empatia, modo e plataforma – mas o tom parece ser especialmente crítico. Na verdade, 53% dos trabalhadores do conhecimento dizem que o tom é mais importante do que o conteúdo da comunicação. Mas 71% têm dificuldade em escolher as palavras certas para evitar ofender os outros e 56% sentem-se inseguros em encontrar o tom correto para sua comunicação.

O tom tem uma influência significativa sobre o quão bem as pessoas trabalham juntas. Se a comunicação tiver um tom positivo,

• 62% respondem mais rapidamente
• 57% respondem melhor a solicitações futuras
• 48% abordam a preocupação ou fazem o trabalho com maior qualidade
• E 59% percebem o remetente de forma mais positiva

Para aqueles que estão em escritórios diferentes dentro dos EUA, ou em escritórios diferentes fora dos EUA ou totalmente remotos, cada uma dessas porcentagens aumenta entre 3% e 11%.

Criando o tom certo

Encontrar o tom certo é um processo delicado e uma mistura fina de vários elementos de comunicação. Veja como obter o equilíbrio certo.

# 1 – Seja profissional, mas amigável

Uma das primeiras maneiras de encontrar o tom certo é ser profissional, mas também amigável. Você precisará aprimorar essa abordagem para sua cultura e sua função, mas, em geral, as pessoas apreciam uma saudação em vez de mergulhar direto no seu conteúdo. E um comentário como “espero que você esteja bem” ou um breve reconhecimento do tempo ou estação pode fornecer uma pista positiva para uma troca de negócios.

Você vai querer ser breve e, especialmente, usar essas táticas em uma primeira mensagem abrindo um assunto. Mas então você vai querer se concentrar no negócio em questão sem ser muito formal. Compare sua melhor comunicação com um guarda-roupa casual de negócios no qual você não aparece de calça de moletom, mas também não está em um terno de três peças. Você está focado nos resultados que precisa alcançar, mas com uma voz positiva.

# 2 – Seja confiante, mas não arrogante

Em sua comunicação, você será mais eficaz quando equilibrar a confiança com a humildade. Seja claro e tenha um ponto de vista, mas também peça informações quando for apropriado. Com seu tom, deixe o remetente saber que você tem suas próprias perspectivas, mas também valoriza as dele, sabendo que você não tem todas as respostas.

# 3 – Seja conciso, mas não curto

Você vai querer ir direto ao ponto em sua comunicação comercial, mas evite ser curto ou brusco. Forneça contexto e não assuma que as pessoas conhecem o histórico de sua comunicação - a menos que você tenha certeza de que elas conhecem. Edite sua comunicação antes de enviar para fornecer detalhes suficientes sem sobrecarregar o leitor.

Também seja claro sobre o que você está pedindo. Considere ir direto ao ponto no início de seu comunicado e, em seguida, fornecer mais detalhes ou antecedentes na última parte da mensagem.

Às vezes, o que você não inclui é tão importante quanto o que você faz; portanto, seja seletivo sobre o que diz e inclua os elementos mais importantes do conteúdo. Além disso, não abuse da palavra escrita. Se uma missiva escrita demorar mais de cinco minutos para ser lida, incluir mais de cinco pontos ou exigir mais de cinco voleios, provavelmente é melhor como uma ligação rápida ou troca verbal.

# 4 – Seja atraente, mas não emocional

Quando você se sentir apaixonado por um assunto ou se estiver com raiva ou frustrado, seja especialmente cuidadoso com sua resposta. Você vai querer ser convincente ao defender algo quando a situação for correta, mas evitar ser defensivo, emocional ou com raiva em seu tom. Se você estiver se sentindo especialmente carregado, considere esperar algumas horas antes de enviar ou até mesmo dormir antes de iniciar sua nota.

# 5 – Seja autêntico, mas não desatento

Acima de tudo, você vai querer ser você mesmo em sua comunicação - ao mesmo tempo, você está atento ao que será mais impactante para o(s) destinatário(s) de sua comunicação. Para alguém muito orientado por dados, você vai querer apresentar as evidências, ou para alguém mais sensível, você pode gastar uma frase extra em uma linha de aquecimento. Mas não exagere e faça garantir que você está sendo autêntico. Considere como sua comunicação será recebida e como o destinatário mais gosta de ouvir e entender melhor as informações.

É um milagre

Ótima comunicação pode construir relacionamentos e aumentar sua credibilidade, mas você enfrenta muitas barreiras. Você usa uma palavra que outra pessoa interpreta negativamente. Você pretende um tom que o destinatário interpreta mal. Você atrasa sua resposta e seu colega faz suposições incorretas sobre por que você fez isso. E com a comunicação escrita, faltam-lhe todas as pistas e pistas não-verbais. É quase um milagre que sejamos capazes de nos comunicar quando você pondera sobre as barreiras.

Mas a intencionalidade ajuda. Quando você dedica seu tempo para se comunicar bem, considera seu público e também relê e edita, você colherá os benefícios.

Além disso, quando você é o destinatário da comunicação, também pode dar ao remetente o benefício da dúvida - conhecendo as barreiras, você pode olhar além das palavras literais e ouvir as intenções positivas.

Intenção não é o mesmo que impacto

Você já ouviu falar que intenção não é igual a impacto e isso é especialmente verdadeiro com comunicação escrita, comunicação assíncrona e comunicação à distância. Mas vale a pena se esforçar para construir relacionamentos, desenvolver sua credibilidade e ser brilhante em seu trabalho.