Cinza é uma cor que você quer evitar

No gerenciamento de projetos, o verso e o branco são seus amigos – o cinza escuro não. Como gerente de projeto, você deseja lidar com informações claras e verificadas, não com suposições. Quando suposições são feitas e não validadas, erros são cometidos, cronogramas são atrasados ​​e projetos falham.

Suposições são coisas perigosas de se fazer, e como todas as coisas perigosas de se fazer – bombas, por exemplo, ou torta de morango – se você cometer o menor erro, poderá se encontrar em apuros. Fazer suposições significa simplesmente acreditar que as coisas são de uma certa maneira com pouca ou nenhuma evidência que mostre que você está correto, e você pode ver imediatamente como isso pode levar a problemas terríveis. Por exemplo, uma manhã você pode acordar e supor que sua cama estava no mesmo lugar que sempre esteve, mesmo que você não tivesse nenhuma evidência real de que fosse assim. Mas, quando você se levanta da cama, pode descobrir que ela havia flutuado no mar, e agora estaria em apuros terríveis, tudo por causa da suposição incorreta que fez. Você pode ver que é melhor não fazer muitas suposições, principalmente pela manhã.”

- Lemony Snicket,
A Academia Austera

Como Lemony Snicket de Uma Série de Desgraças estados, as suposições são perigosas. Raramente baseadas em fatos, as suposições são baseadas na perspectiva pessoal – não na realidade. Imagine como isso pode afetar sua capacidade de gerenciar uma equipe se você – e outros – fizerem suposições em relação a algo tão integral quanto a conclusão de tarefas. 

O Método de Sucesso do Projeto usa gerenciadores de atividades para garantir que todas as tarefas sejam realizadas. Durante a sessão de planejamento de qualquer projeto, é importante criar uma estrutura analítica do projeto – uma lista de todas as atividades do projeto de tudo o que sua equipe pode pensar no momento. No momento é importante aqui porque é raro que mesmo as melhores equipes peguem todas as tarefas que devem ser concluídas no início de um projeto. As atividades não estarão em nenhuma ordem específica, pois o sequenciamento ainda não terá ocorrido. Eles também não terão necessariamente um proprietário ou uma duração. Será literalmente apenas uma lista de atividades.

Essas tarefas não podem ficar sem dono. Cada tarefa deve ser atribuída a um proprietário - ou seja, um gerente de atividade - uma pessoa por atividade. O gerente de atividade concorda em garantir que o trabalho seja feito. Essa é a pessoa que olha para o gerente de projeto e diz: “Essa é minha tarefa. Vou me certificar de que isso aconteça.” Isso não significa que eles concordaram em fazer o trabalho físico sozinhos, apenas que concordam em ser o único ponto de contato em relação à atividade. O conceito de ponto único de contato é muito importante, pois reduz a confusão e adiciona clareza sobre quem é o dono da tarefa.

No trabalho de projeto, preto e branco são seus amigos - cinza é seu inimigo. Qualquer coisa cinzenta e ambígua será usada contra você no tribunal de gerenciamento de projetos. Suposições criam expectativas baseadas em nada mais do que aquilo que Você acho que é a realidade, não o que realmente is realidade. O gerenciamento de projetos bem-sucedido não funciona no cinza – preto e branco são fundamentais para o seu sucesso. Qualquer coisa cinzenta e ambígua será usada contra você no tribunal de gerenciamento de projetos.