'Chief Simplification Officer' é seu próximo título?

empresa de laticínios islandesa Siggi's é a marca mais recente para criar a função de Chief Simplification Officer (CSO). E embora o anúncio possa ser um golpe de relações públicas, a lista de empregos credita a mudança de cultura da empresa em direção à simplicidade como sendo “enraizada na ideia de liberdade e flexibilidade”.

A crescente necessidade de CSOs foi adotada pela maior empresa de beleza do mundo, L'Oreal, startups de tecnologia como CodeXTeam e IAIAO - e empresas de todos os tamanhos entre elas. Através do processo de pesquisar e escrever Por que o simples ganha, Entrevistei mais de 100 líderes em todo o mundo, incluindo várias OSCs, e descobri táticas comuns usadas pelos simplificadores mais eficazes na liderança.

Se você está em uma posição sênior e se encontra em uma cruzada contra a complexidade, explore as etapas de simplificação abaixo. Eles podem fornecer uma estrutura para simplificar em seu escopo atual... e fornecer a você experiência do mundo real para uma futura função como CSO.

1. Articule uma visão simples. É mais provável que a simplificação aconteça quando outras pessoas investem em sua causa, então convide colegas e funcionários para participar. Exemplos de perguntas de pesquisa podem incluir: “Em uma frase, o que a simplificação significa para nós?” E “como uma maneira mais simples de trabalhar pode impactar nossa organização ou o negócio em geral?” E “quais tarefas de sua equipe você está disposto a suspender a serviço da simplificação?” Incorpore os insights de todos a perguntas como essas — e dê o devido crédito ao compartilhar a visão em toda a empresa.

2. Simplifique sua estratégia. Como mestres jardineiros, os simplificadores reconhecem que eliminar o excesso produzirá uma colheita mais forte. Em sua própria organização, recalibre sua abordagem de planejamento estratégico adotando uma mentalidade de menos é mais. Não adicione táticas, objetivos, produtos ou programas adicionais, a menos que um seja removido simultaneamente do seu plano existente. Ao segurar a linha, você está enviando uma mensagem pública sobre o que a simplificação representa (e seu compromisso com ela).

3. Assine a subsidiariedade. Empurrar a tomada de decisão para o nível mais baixo possível é conhecido como o princípio da subsidiariedade. Um grupo de gerentes da Merck Canada decidiu colocar esse conceito em prática. Coletivamente, eles concordaram em parar de tomar decisões que seus subordinados diretos já estavam autorizados a tomar. No geral, as pessoas tomaram decisões inteligentes e relataram sentir mais propriedade sobre os resultados. Melhor ainda, um punhado de funcionários com desempenho insatisfatório começou a mudar seu comportamento quando foram responsabilizados publicamente pelas decisões. E o melhor resultado de todos? Esses gerentes, na verdade, se viram com várias horas de tempo recém-liberado a cada mês.

Em sua própria organização, peça a cada um de seus subordinados diretos que tomem três decisões este mês que normalmente envolveriam sua contribuição ou aprovação. Perguntas como “Devo convidar Priya para a reunião semanal de revisão de negócios?” ou “Posso abrir uma vaga para um novo diretor de comunicação?” não deve mais ser direcionado em sua direção. Daqui a um mês, reúna sua equipe e descubra quais decisões eles tomaram e quais outros tipos de decisões eles se comprometerão a tomar por conta própria no próximo mês. Depois que as pessoas se acostumarem com a tomada de decisões, aumente o número de escolhas mensais que estão fazendo para cinco, 10 e, eventualmente, 20.

4. Achatar sua hierarquia. À medida que as empresas crescem, camadas de gerenciamento são adicionadas – e os tomadores de decisão são removidos da realidade local. Eventualmente boas ideias, e até invenções disruptivas da indústria como o iPhone, correm o risco de serem ignorados ou atrasados ​​para o mercado. Para identificar oportunidades de otimização para seu organograma, considere a função de cada pessoa na estrutura de relatórios existente. Você identifica alguma redundância? As pessoas estão isoladas? Compare sua estrutura de relatórios com as normas do setor: você poderia aumentar o alcance do controle para determinadas funções? Responda a essas perguntas com atenção e com o objetivo de eliminar camadas.

5. Defina métricas claras. Da redução das camadas de gerenciamento ao aumento da retenção de funcionários, as métricas certas apoiarão suas metas de simplificação e incentivarão a mudança de comportamento. As métricas de amostra podem variar de “diminuição no número de camadas de aprovação para contratação” e “número de horas mensais economizadas na tomada de decisões subsidiárias” a “número de etapas removidas do nosso processo de desenvolvimento de produtos”. Sinta-se à vontade para criar suas próprias métricas, desde que beneficiem tanto sua unidade de negócios quanto a empresa.

Antes de decidir sobre suas metas para cada métrica, certifique-se de determinar seu ponto de partida – sua linha de base – para que você possa ver até onde chegou daqui a alguns meses. Com cada métrica, calcule onde as coisas estão hoje e onde você quer que eles estejam. Por exemplo, se você atualmente gasta sete horas por mês aprovando, aprovando ou revisando as decisões das pessoas, então 7 é sua linha de base. Agora, atribua uma meta a cada métrica que esteja em algum lugar entre realista e aspiracional.

Por fim, peça a alguns gerentes de confiança que analisem suas métricas propostas em busca de consequências não intencionais. Por exemplo, se você deseja rastrear “quantidade de economia de custos resultante de reuniões eliminadas”, certifique-se de que a métrica não leve as pessoas a eliminar cegamente o maior número possível de reuniões. Pode haver uma reunião diária existente que evita redundâncias e aumenta o fluxo de trabalho. Eliminar uma reunião valiosa como essa pode acabar custando dinheiro à organização, portanto, comunique seus objetivos e métricas. Considere personalizar qualquer métrica (ou seja, rastreie a economia de custos eliminando longo reuniões) com potencial para efeitos colaterais negativos.

Os diretores de simplificação têm como missão garantir que cada membro da equipe possa navegar em seu dia de trabalho com a menor complexidade possível. Quer sua empresa tenha 100 mil funcionários ou algumas dezenas, as táticas acima são projetadas para tornar a simplicidade um hábito em todos os níveis. Ao posicionar a simplicidade como o ethos de sua organização – e adicionar métricas que motivam as pessoas – ela pode gerar mudanças positivas na tomada de decisões, na estrutura de relatórios e no envolvimento dos funcionários.